（原標題：全友家私如何優雅地革新項目文檔管理）

全友家私是一家有著30年歷史的集研發、生產、銷售為一體的全國最大板式家具生產龍頭企業。全友家私以建立信息化、服務型家具制造企業為目標，全面推進企業信息化戰略。其中，由于全友家私各分公司所在的市場環境和業務工作不盡相同，為了實現從產品研發設計、采購、生產制造、物流、銷售，到顧客售后服務的全價值鏈信息化集成管理，為顧客提供卓越的產品和服務價值，對企業文件管理規范與共享，提出了更高的要求。尤其是如何解決分公司和總部技術部之間的項目文檔管理，文件協同分享等問題，迫在眉睫。

傳統的文件管理模式，無法滿足企業信息化發展

分公司會將自身的需求說明書通過BPM系統提交至技術部，評估小組經過詳細的討論、評估和審批之后制定出詳細的解決方案說明書，最后由產品工程師完成產品的設計說明書和數據字典并傳達至研發團隊。從需求提交到項目立項，整個流程嚴謹而復雜。

但是，上述流程中所有文件都只是存在于BPM系統中或某個員工的個人電腦中，并沒有得到集中的存儲和備份。這不僅給之后的評估、研發等工作帶來不便，也給文件的準確性和安全性帶來風險。

并且，在文件的審批過程中每一份文件都只能以附件的形式存放于郵件內，而每一層審批都需要上傳、下載、審閱等操作，流程冗長而復雜，不僅降低了審批效率，也容易導致文件在中間過程出錯。

在項目執行的過程中，全友家私雖然采用了PDM系統來管理整個項目的生命周期，但是對于項目文檔缺少規范的管理和監督。從系統開發、系統測試到版本發布，大量的代碼文件、測試用例、版本文件等項目文檔分散存儲在項目組員的電腦里，缺少集中管理。如果當產品修改了設計方案，而研發人員卻沿用了老版本，將會給項目帶來不可挽回的損失。項目經理無法準確得知項目的進展情況，也無法管控不同人員的文檔權限，給工作帶來極大的不便。

因此，在全友家私不斷推進企業信息化改革的過程中，亟需一套專業的文件管理系統，能夠與各地分公司建立起標準、高效的信息反饋機制，規范項目文檔管理，同時也讓分公司和總部技術部之間的溝通協作更有效率。

開始云企業內容管理解決方案

集中管理所有文件，保障文件安全

如下圖所示，通過與BPM系統相集成，全友家私將所有分公司需求說明書統一存儲在開始云KASS企業內容管理系統中。技術部提前設置好書面模板，當各地分公司在BPM系統中提交需求說明書時，文件可自動歸檔至KASS企業內容管理系統中的指定文件夾。技術人員無需再將文件下載、傳輸，而可以直接在系統內分享文件，由項目評估人員進行需求討論和評估，極大地縮減了流程時間，加快評估效率。

評估人員可以直接在KASS企業內容管理系統中發起審批流程。不論是解決方案說明書、設計說明書還是數據字典，都可在系統中進行討論和審批，而無需通過郵件多次上傳和下載，保障了文件的獨立性和完整性。

并且，通過KASS企業內容管理系統進行定期的文件備份，所有文件都可備份至單獨的服務器中集中管理，實現文件的安全存儲。

規范管理項目文檔，實時掌握項目進展

通過開始云KASS企業內容管理系統，研發項目組可以集中管理所有項目文件的整個生命周期。項目經理可以隨時查看項目文檔，掌控項目進度。

集成現有IT應用系統，提高工作效率

開始云KASS企業內容管理系統采用JAVA開發，支持與各種企業管理系統相集成。一方面，能夠集中存儲各個IT系統中的非結構化數據，統一備份和管理，保障文件安全;一方面，能夠最大程度的保留用戶的使用習慣，給予用戶最規范、最便捷的文件管理方式。

用戶在現有的辦公平臺上實現單點登錄，技術部員工通過企業門戶即可一鍵登錄系統。同時，通過KASS企業內容管理系統的在線預覽功能，分公司用戶無需登錄系統，即可在企業門戶中在線查看各種版本信息、使用手冊等文件。

通過與PDM集成，KASS企業內容管理系統可以管理項目文檔的整個生命周期。從文檔的創建、修改、審批、分發到歸檔、銷毀，實時監控文檔信息，掌握整體的項目進展。

與RTX集成后，用戶可以通過RTX接收到KASS企業內容管理系統的所有通知。不論是文件的訂閱、分享或發布，用戶可以實時收到系統消息，避免信息疏漏。

當前，傳統行業正在積極擁抱“互聯網+”，向著“信息化”、“智能化”方向快速發展。文件，作為企業最重要的數字化信息載體，在企業的信息化改革中占據有非常重要的地位。開始云KASS企業內容管理系統的應用，幫助全友家私建立起了更加完善的文件管理制度，使項目文檔管理更加規范，分公司與總部技術部的配合協同更加流暢準確。不僅提高了員工的工作效率，也幫助提升了顧客服務質量。

(原標題：全友家私如何優雅地革新項目文檔管理)